??? 本網(wǎng)訊（記者 李可欣）管理體系文件是企業(yè)組織管理的基礎(chǔ)工作。一汽富晟毯業(yè)公司自2015年6月以來(lái)，全力建設(shè)管理體系，梳理與編寫管理文件，建立了一套科學(xué)的、有效的管理模式。并采用多種方式運(yùn)行管理體系文件，收到了良好果效，促使企業(yè)管理走向程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、統(tǒng)一化與合理化，進(jìn)而優(yōu)化了工作流程，提高了工作效率。

??? 一、精心準(zhǔn)備，為建設(shè)管理體系打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

??? 1、分析現(xiàn)狀，查找問(wèn)題點(diǎn)

??? 沒(méi)有調(diào)查權(quán)就沒(méi)有發(fā)言權(quán)，只有進(jìn)行科學(xué)、具體的分析，才能查找真因，找到切入問(wèn)題的臨界點(diǎn)。一汽富晟毯業(yè)公司首先分析了公司管理體系現(xiàn)狀：一是體系不健全。公司目前質(zhì)量體系文件內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單化，各種程序文件編寫模式單一，沒(méi)有根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立一套與之相適應(yīng)的管理體系。二是信息不共享。工作銜接不流暢，導(dǎo)致各部門開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)沖突不斷。三是認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一。體系管理的觀念沒(méi)有形成，執(zhí)行體系文件的隨意性較大，敷衍了事是普遍現(xiàn)象，甚至大多數(shù)員工認(rèn)為落實(shí)質(zhì)量管理體系是一種負(fù)擔(dān)。四是流程不明確、權(quán)責(zé)不清晰。各部門管理流程及接口關(guān)系不明確，經(jīng)常造成工作推諉；同時(shí)，權(quán)責(zé)不清晰，造成了工作無(wú)人負(fù)責(zé)。

??? 上述四個(gè)方面分析，使一汽富晟毯業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)深深認(rèn)知：管理體系不健全，信息不共享，認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，考核不到位是公司目前管理體系最主要的弊端。因此，一汽富晟毯業(yè)公司要從“戰(zhàn)略管理”、“企業(yè)文化”、“業(yè)務(wù)流程”、“組織框架”四個(gè)層面梳理與建設(shè)管理體系，吸收目前先進(jìn)的管理思路，結(jié)合集團(tuán)總部及先進(jìn)公司管理經(jīng)驗(yàn)，細(xì)化管理流程、制定標(biāo)準(zhǔn)化操作指導(dǎo)類文件，保證管理標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的融合，實(shí)現(xiàn)制度向管理標(biāo)準(zhǔn)的轉(zhuǎn)化和提升。

??? 2、全力推進(jìn)，召開啟動(dòng)會(huì)

??? 為更好地推動(dòng)建設(shè)管理體系工作的開展，一汽富晟毯業(yè)公司于2015年召開了管理體系梳理啟動(dòng)會(huì)。并成立了領(lǐng)導(dǎo)組、專家組、項(xiàng)目組，三駕馬車共同驅(qū)動(dòng)此項(xiàng)工作更好地進(jìn)行。

??? 啟動(dòng)會(huì)上，一汽富晟毯業(yè)公司總經(jīng)理王志仁指出：為解決公司管理體系中存在的問(wèn)題，提升公司管理能力，此次實(shí)施公司管理體系的梳理就是要基于以上存在的問(wèn)題逐步的“理清楚、管起來(lái)、持續(xù)優(yōu)化”。對(duì)企業(yè)的管理流程等文件進(jìn)行全面的梳理，整合優(yōu)化管理制度、部門職責(zé)、管理流程、業(yè)務(wù)表單等要素，構(gòu)建企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)這“三大”標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)同。

??? 上有原動(dòng)力，下有執(zhí)行力。上下聯(lián)動(dòng)，促使一汽富晟毯業(yè)公司建設(shè)與梳理管理體系工作進(jìn)一步有效開展，為建設(shè)管理體系工作打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

??? 3、層層推進(jìn)，分階段執(zhí)行

??? 一汽富晟毯業(yè)公司依據(jù)實(shí)際，分三階段梳理與建設(shè)管理體系，使此項(xiàng)工作層層推進(jìn)，按照既定目標(biāo)前行，為梳理與建設(shè)管理體系提供了有力支撐。

??? 第一階段項(xiàng)目策劃階段。主要從四方面開展工作：一是進(jìn)行管理體系診斷、差距分析；二是成立管理體系梳理項(xiàng)目組；三是制定公司管理體系實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)；四是制定文件及記錄控制程序及文件編寫規(guī)定，形成標(biāo)準(zhǔn)化并下發(fā)。

??? 第二階段是文件編制階段。主要從四方面開展工作：一是識(shí)別體系標(biāo)準(zhǔn)、過(guò)程關(guān)聯(lián)關(guān)系、尋找缺失項(xiàng)，形成分析報(bào)告。二是對(duì)于質(zhì)量體系識(shí)別中缺失類管理文件，進(jìn)行補(bǔ)充。三是組織各職能部室完善修訂流程文件，完善相關(guān)表格、修訂相關(guān)文件。四是按照公司部門職責(zé)接口關(guān)系、文件管理及編制程序評(píng)審文件符合性。

??? 第三階段是文件試運(yùn)行階段。主要從三方面開展工作：一是管理文件試運(yùn)行；二是組織管理文件的培訓(xùn)；三是通過(guò)管理評(píng)審進(jìn)行文件符合性驗(yàn)證，制定管理措施進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

??? 二、編制文件，全力梳理與建設(shè)實(shí)用型管理體系

??? 1、建立標(biāo)準(zhǔn)，明確編制方式

??? 一汽富晟毯業(yè)公司在梳理管理體系文件工作時(shí)，工作組首先制定了《管理文件控制程序》，明確了管理文件的編寫要求，實(shí)現(xiàn)管理文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化與格式化，內(nèi)容包含管理文件的框架結(jié)構(gòu)、管理文件的構(gòu)成要素、管理文件的編寫要求、層次的描述和編號(hào)、管理文件的格式等，使梳理管理體系文件工作按照程序執(zhí)行，為開展梳理管理體系文件工作提供了標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)。

??? 2、編制文件，完成預(yù)定目標(biāo)

??? 一汽富晟毯業(yè)公司參考相關(guān)公司文件與先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，依據(jù)公司實(shí)際重新進(jìn)行過(guò)程識(shí)別分析，識(shí)別出34個(gè)主過(guò)程。同時(shí)制定了體系文件梳理計(jì)劃，識(shí)別出75個(gè)作業(yè)文件，如《管理文件編寫規(guī)定》、《供應(yīng)商審核質(zhì)量規(guī)定》、《月經(jīng)營(yíng)指標(biāo)管理規(guī)定》等，進(jìn)一步補(bǔ)充主過(guò)程文件，為主過(guò)程文件服務(wù)。

??? 在編制文件過(guò)程中，確定了職能部門與負(fù)責(zé)人，明確完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在相關(guān)人員的共同努力下，完成了94個(gè)文件，其中程序文件34個(gè)，作業(yè)文件60個(gè)。

??? 專家組對(duì)已編制的主程序文件進(jìn)行評(píng)估，作業(yè)文件由項(xiàng)目組自行評(píng)估，并在評(píng)估過(guò)程中解決了一系列問(wèn)題與難點(diǎn)。一汽富晟毯業(yè)公司于2015年8月10初次發(fā)布了第一批文件，數(shù)量為10個(gè)，至此取得了初步成果。2015年9月30發(fā)布了第五批文件，109個(gè)文件全部梳理完畢，基本完成了預(yù)定目標(biāo)。

??? 3、克服問(wèn)題，轉(zhuǎn)變員工思維

??? 轉(zhuǎn)變思想，才能更清楚地認(rèn)知事物改變事物。一汽富晟毯業(yè)公司在建設(shè)與梳理管理體系文件時(shí)，遇到了以下兩方面困難：一是員工對(duì)梳理文件思想認(rèn)知上存在差異，認(rèn)為沒(méi)有管理文件工作也照常運(yùn)行，甚至認(rèn)為編制管理文件意義不大；二是員工缺少主動(dòng)性與創(chuàng)新性，不能自發(fā)解決編制文件中遇到的問(wèn)題與難點(diǎn)。

??? 針對(duì)上述兩個(gè)難點(diǎn)，一汽富晟毯業(yè)公司制定了有效措施，進(jìn)一步解決員工思想認(rèn)知問(wèn)題。主要從以下三個(gè)方面入手：一是領(lǐng)導(dǎo)重視與推動(dòng)。一汽富晟毯業(yè)公司總經(jīng)理王志仁以身作則，參加每一次的管理文件梳理會(huì)議，推動(dòng)職能部門與全體員工開展此項(xiàng)工作。二是專家?guī)椭c支持。請(qǐng)專家傳達(dá)先進(jìn)的創(chuàng)新理念，介紹合資公司、兄弟單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，分析毯業(yè)公司的特點(diǎn)，解決實(shí)踐工作中存在的問(wèn)題，促使員工轉(zhuǎn)變了思想。三是項(xiàng)目組加強(qiáng)協(xié)調(diào)工作。項(xiàng)目組為員工提供幫助平臺(tái)，分析解決存在問(wèn)題，協(xié)調(diào)推動(dòng)工作開展，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)員工編寫文件的積極性。

??? 4、加強(qiáng)關(guān)聯(lián)，提升工作效率

??? 管理文件關(guān)聯(lián)性十分重要。如何才能編寫出具有關(guān)聯(lián)性的文件，是擺在領(lǐng)導(dǎo)組、專家組、項(xiàng)目組面前的一個(gè)課題，一汽富晟毯業(yè)公司采用過(guò)程矩陣分析方法解決了此難題。

??? 在編寫文件時(shí)，一汽富晟毯業(yè)公司首先明確了編寫文件的過(guò)程擁有者、過(guò)程描述、輸入信息、輸出信息、輸出接口、過(guò)程名稱等，尋找出編寫文件的關(guān)聯(lián)性。例如編寫《投資管理程序》時(shí)，在過(guò)程實(shí)施中會(huì)引用《非生產(chǎn)物資采購(gòu)流程》進(jìn)行關(guān)聯(lián)操作，并在驗(yàn)收轉(zhuǎn)固過(guò)程中引用《固定資產(chǎn)管理規(guī)定》，進(jìn)行關(guān)聯(lián)操作，使三個(gè)文件有機(jī)聯(lián)系在一起。

??? 三、落地執(zhí)行，采用多種方式持續(xù)推進(jìn)體系建設(shè)

??? 1、采用培訓(xùn)，提升執(zhí)行力

??? 培訓(xùn)是提升技能的重要方式之一。一汽富晟毯業(yè)公司制定了詳細(xì)的“培訓(xùn)計(jì)劃”，進(jìn)一步提升員工的執(zhí)行力。培訓(xùn)分為三種方式進(jìn)行，一是專題會(huì)，進(jìn)行疑難解答文件中存在的問(wèn)題；二是培訓(xùn)會(huì)，利用周一至周五午休期間，對(duì)全體管理人員講解管理體系文件；三是臨時(shí)性培訓(xùn)，對(duì)關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的文件進(jìn)行培訓(xùn)。
截至2015年12月份，一汽富晟毯業(yè)公司所有管理文件的培訓(xùn)與講解都已完畢，提升了員工對(duì)管理文件的認(rèn)知度與熟悉度。

??? 2、召開發(fā)布會(huì)，提升執(zhí)行力

??? 一汽富晟毯業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)對(duì)管理體系文件建設(shè)工作高度重視，以發(fā)布會(huì)的形式對(duì)管理文件進(jìn)行發(fā)布，引導(dǎo)員工重視此項(xiàng)工作。一汽富晟毯業(yè)公司共召開了5次發(fā)布會(huì)，進(jìn)行管理文件會(huì)簽，確認(rèn)文件發(fā)布。并以PDF格式將管理體系文件發(fā)送到公共盤上進(jìn)行共享，使所有員工確知文件。相關(guān)管理人員可以在公共盤上查知相關(guān)聯(lián)的工作程序，減少了工作量，提升了工作效率。

??? 3、加強(qiáng)驗(yàn)證，進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)

??? 一汽富晟毯業(yè)公司為加強(qiáng)此項(xiàng)工作的執(zhí)行力，于2015年進(jìn)行了內(nèi)審活動(dòng)，制定了流程體系審核提問(wèn)表，其包含整個(gè)活動(dòng)類別，并以質(zhì)量體系軸線為主軸，貫穿所有管理活動(dòng)的主過(guò)程。

??? 一汽富晟毯業(yè)公司項(xiàng)目組成員和質(zhì)量體系管理人員對(duì)管理體系文件執(zhí)行情況共同進(jìn)行審查，以關(guān)注文件中幾個(gè)重點(diǎn)為范疇，審查管理體系文件的執(zhí)行度，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。例如《訂單審查記錄》中簽字確認(rèn)項(xiàng)有漏項(xiàng)情況，項(xiàng)目組成員和質(zhì)量體系管理人員建議要確認(rèn)與實(shí)際相符。并在審核會(huì)議上發(fā)布存在的相關(guān)問(wèn)題，同時(shí)，按照月進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保管理體系文件了執(zhí)行力與工作效率。